Открыли компанию, наняли сотрудников или получили от заказчика требование предоставить документы по охране труда? Первый вопрос обычно один: что именно нужно подготовить?
Универсальной папки, которая одинаково подходит офису, автосервису и монтажной бригаде, нет. Состав документов зависит от рабочих мест, оборудования, обязанностей сотрудников и условий труда.
В этой статье разберём, какие направления нужно проверить малому бизнесу и как подготовить комплект документов под свою деятельность.
Нужна ли охрана труда небольшой компании
Небольшой штат не освобождает работодателя от обязанностей по охране труда. Организовать безопасную работу необходимо и в компании с несколькими сотрудниками.
При численности не более 50 человек решение о введении должности специалиста по охране труда принимают с учётом специфики деятельности. Если отдельного специалиста нет, соответствующие функции могут выполнять руководитель, ИП лично, уполномоченный работник или привлечённая аккредитованная организация.
Поэтому отсутствие штатного специалиста не означает, что документы, обучение и другие необходимые мероприятия можно отложить до проверки.
Какие документы по охране труда нужны малому бизнесу
Перечень удобнее составлять по направлениям: организация работы, инструкции, обучение, оценка условий труда и профессиональных рисков. Отдельно определяют необходимость медосмотров, средств индивидуальной защиты и дополнительных процедур.
Организация работы и распределение ответственности
В компании необходимо определить, кто организует работу по охране труда, какие обязанности выполняют руководители и сотрудники, как контролируется выполнение мероприятий.
Основой служит система управления охраной труда, или СУОТ. Она связывает процедуры в единый порядок: от выявления опасностей до контроля принятых мер. При разработке положения учитывают структуру и деятельность конкретной организации.
В комплект могут входить положение о СУОТ, документы о распределении обязанностей и план мероприятий. Состав приказов определяют исходя из того, как организована работа.
Инструкции по охране труда
Инструкции должны учитывать реальные обязанности сотрудников, используемое оборудование и выполняемые работы.
Например, сотрудник автосервиса может работать с подъёмником, электроинструментом и техническими жидкостями. Инструкция, рассчитанная только на офисную работу, не описывает эти условия.
При подготовке документов проверяют:
- какие операции выполняет работник;
- какие опасности возникают;
- как безопасно подготовить рабочее место;
- какие действия необходимы во время и после работы;
- что делать при аварийной ситуации.
Скачать шаблон можно для ознакомления, но перед применением его нужно проверить и адаптировать.
Документы по инструктажам и обучению
Работодатель организует необходимые инструктажи, обучение и проверку знаний. В документах должны отражаться предусмотренные процедуры и результаты их проведения.
В зависимости от организации обучения потребуются программы, документы о назначении ответственных, записи о проведённых инструктажах, протоколы и другие подтверждающие материалы.
Подготовленная программа сама по себе не подтверждает, что сотрудник прошёл обучение. Документы должны соответствовать фактически выполненным действиям.
Материалы оценки профессиональных рисков
Оценка профессиональных рисков помогает определить, что может причинить вред сотруднику и какие меры снизят вероятность происшествия.
Даже при небольшом штате важно учитывать конкретные опасности: перемещение грузов, работу с инструментом, скользкие поверхности, движение транспорта и другие условия.
После оценки необходимо определить меры по снижению рисков. Поэтому результат работы включает не только описание опасностей, но и действия работодателя.
Документы по СОУТ
Специальная оценка условий труда, или СОУТ, и оценка профессиональных рисков решают разные задачи. Одна процедура не заменяет другую.
При проверке комплекта нужно выяснить, требуется ли СОУТ для конкретных рабочих мест, проведена ли она и оформлены ли результаты. Работодатель обязан организовывать специальную оценку условий труда в предусмотренных законом случаях.
Скачать готовый отчёт для другой компании нельзя: результаты должны относиться к вашим рабочим местам.
Медосмотры, СИЗ и специальные виды работ
Дополнительный состав документов зависит от характера деятельности. Отдельно проверяют необходимость медосмотров, выдачи средств индивидуальной защиты, стажировки и оформления допуска к определённым работам.
Для офиса, склада, кафе и строительной бригады перечни будут различаться. Поэтому комплект определяют после изучения условий работы, а не только по названию организации или коду ОКВЭД.
Как понять, какие документы нужны именно вашей компании
Перед подготовкой комплекта соберите исходные данные:
- Список должностей и фактических обязанностей сотрудников.
- Перечень рабочих мест, помещений и оборудования.
- Описание выполняемых работ.
- Имеющиеся документы по охране труда.
- Сведения о проведённом обучении, СОУТ и оценке рисков.
- Требования заказчика, если документы нужны для допуска на объект.
Эта информация помогает выявить пробелы и определить объём работы. Если документы уже есть, сначала стоит проверить их актуальность. Возможно, часть комплекта можно сохранить, а отдельные материалы потребуется обновить.
Почему готовый пакет документов может не подойти
Главная проблема универсального комплекта заключается в несоответствии реальной работе компании.
В документах могут оказаться несуществующие должности, отсутствующее оборудование или процедуры, которые никто не выполняет. При этом действительно важные виды работ могут остаться без описания.
Например, подрядчик покупает комплект для офисной организации, хотя его сотрудники выполняют монтаж на объектах заказчика. Формально папка заполнена, но особенности работы бригады в ней не отражены.
При выборе исполнителя уточняйте, какие исходные данные он запрашивает, как адаптирует документы и что потребуется сделать после их получения.
Что делать после получения документов
Готовый комплект необходимо внедрить в работу компании.
В зависимости от состава документов потребуется утвердить локальные акты, распределить обязанности, ознакомить сотрудников, провести необходимые мероприятия и оформить их результаты.
Заранее уточните у исполнителя:
- какие документы нужно подписать;
- кого необходимо ознакомить;
- какие сведения предстоит заполнить;
- какие мероприятия выполняются отдельно;
- в каких случаях комплект потребуется пересмотреть.
Так вы сможете оценить не только стоимость разработки, но и объём дальнейшей работы.
Подготовка документов по охране труда с «Платформой»
«Платформа» помогает работодателям с разработкой документов, обучением сотрудников, СОУТ и оценкой профессиональных рисков.
Если вы открываете бизнес, расширяете штат или хотите проверить существующий комплект, начните с определения состава работ.
Оставьте заявку на сайте «Платформы». Расскажите о деятельности компании, количестве сотрудников и имеющихся документах, чтобы получить расчёт стоимости услуг под вашу задачу.