В компании есть папка с приказами, инструкциями и журналами. Документы подготовили несколько лет назад, после чего к ним возвращались только при найме сотрудников. За это время изменились оборудование, обязанности работников и порядок организации работы.
Наличие комплекта ещё не означает, что он соответствует текущей деятельности. Но и покупать все документы заново без предварительной проверки не стоит.
Начните с аудита: выясните, что остаётся актуальным, что требует корректировки и каких материалов не хватает. Расскажем, как организовать эту работу.
Когда нужно проверить документы по охране труда
Проверка актуальности нужна, если документы давно не пересматривали или в компании произошли изменения, которые могут повлиять на безопасность работников.
Поводами для проверки могут стать:
- появление новых должностей и видов работ;
- изменение обязанностей сотрудников;
- покупка оборудования или изменение технологического процесса;
- открытие нового подразделения;
- смена ответственных лиц;
- изменение применимых нормативных требований;
- замечания заказчика или результаты внутренней проверки.
Возраст документа сам по себе не определяет его пригодность. Старый документ может сохранять актуальность, а недавно разработанный содержать ошибки или не учитывать реальные условия работы.
Проверять нужно содержание, основания и фактическое применение документа, а не только дату на первой странице.
С чего начать проверку существующего комплекта
Соберите документы в одном месте
Подготовьте действующие приказы, положения, инструкции, программы, материалы оценки рисков, документы по СОУТ и подтверждения проведённых мероприятий.
Если существуют бумажные и электронные версии, выясните, какая из них утверждена и используется. Отдельно отметьте проекты, дубликаты и документы, которые уже заменены.
Это поможет избежать ситуации, когда сотрудники пользуются разными редакциями одной инструкции.
Опишите текущую деятельность компании
Для проверки понадобятся актуальные сведения о должностях, обязанностях, оборудовании, помещениях и выполняемых работах.
Сравнивать документы нужно с реальной деятельностью. Например, должность сотрудника могла остаться прежней, но к его обязанностям добавились обслуживание оборудования или работа на складе.
Составьте перечень изменений
Запишите, что произошло после подготовки комплекта:
- какие сотрудники и подразделения появились;
- какие работы начали выполнять;
- какое оборудование заменили;
- кто теперь отвечает за организацию мероприятий;
- какие процедуры изменились.
Такой перечень позволит определить направления, которые требуют наиболее внимательной проверки.
Какие документы по охране труда проверить в первую очередь
Положение о системе управления охраной труда
Положение о СУОТ должно учитывать организацию работы в компании: распределение обязанностей, необходимые процедуры и порядок контроля.
Проверьте, соответствует ли оно действующей структуре. Если в документе описаны подразделения, которых больше нет, или обязанности закреплены за отсутствующими должностями, эти сведения нужно пересмотреть.
Примерное положение о СУОТ используется как основа для создания системы с учётом особенностей работодателя.
Приказы и документы о назначении ответственных
Сверьте фамилии, должности и полномочия назначенных сотрудников.
Убедитесь, что ответственные продолжают работать в компании, выполняют порученные функции и имеют необходимую подготовку.
Если человек уволился или перешёл на другую должность, одного наличия старого приказа недостаточно для организации работы.
Инструкции по охране труда
Сопоставьте инструкции с фактическими операциями, оборудованием и условиями труда.
Проверьте, нет ли в них:
- оборудования, которое больше не используется;
- отсутствующих должностей и подразделений;
- операций, не относящихся к работе сотрудников;
- ссылок на утратившие актуальность требования;
- пробелов в описании новых работ.
Не ограничивайтесь заменой названия компании и даты. Если изменились условия работы, нужно проверить содержание инструкции.
Программы и документы по обучению
Определите, соответствует ли подготовка сотрудников их текущим обязанностям. Проверьте программы, сведения о проведённых инструктажах и документы, подтверждающие результаты обучения.
Работодатель обязан организовывать необходимые инструктажи и обучение работников. Поэтому проверка должна охватывать и документы, и фактически выполненные мероприятия.
Например, изменение обязанностей сотрудника может потребовать пересмотра его подготовки. Простая корректировка программы не подтверждает, что работник прошёл необходимое обучение.
Материалы оценки профессиональных рисков
Проверьте, отражены ли в оценке существующие рабочие места и опасности.
Если появились новые операции, оборудование или условия, прежние материалы могут не охватывать их полностью.
Также важно проверить выполнение мер по снижению рисков. Оценка должна приводить к организационным и техническим действиям, повышающим безопасность работников.
Документы по СОУТ и другим мероприятиям
Сопоставьте материалы СОУТ с действующими рабочими местами. Выясните, появились ли новые места или изменения, которые требуют отдельных действий.
Аналогично проверьте документы по медосмотрам, средствам индивидуальной защиты и другим применимым процедурам.
Для каждого направления нужно отдельно оценивать основания и сроки. Общее обновление папки не заменяет проведение необходимых мероприятий.
Что можно оставить без изменений
Документ можно сохранить, если он соответствует действующим требованиям и реальной работе компании, корректно оформлен и не требует пересмотра по применимым основаниям.
Например, изменение банковских реквизитов компании само по себе не означает, что нужно переписать содержание всех инструкций по охране труда.
При проверке важно объяснить, почему конкретный материал остаётся актуальным. Это помогает избежать необоснованной полной замены комплекта.
Какие документы нужно скорректировать
Корректировка подходит, когда основа документа сохраняет актуальность, но отдельные сведения или процедуры изменились.
Это может быть:
- замена ответственного лица;
- уточнение структуры подразделений;
- изменение порядка взаимодействия;
- дополнение описания работ;
- актуализация применимых ссылок.
Объём правок зависит от документа. Иногда достаточно точечного изменения, а иногда требуется новая редакция.
После корректировки определите порядок утверждения и ознакомления работников. Изменённый файл должен стать действующим документом компании.
Когда нужна разработка новых документов
Новые материалы потребуются, если соответствующие работы или процедуры раньше не были описаны либо существующий документ невозможно обоснованно адаптировать.
Например, компания занималась продажами из офиса, а затем открыла производственный участок. Прежний комплект не охватывает новые процессы и условия.
Разработка также может понадобиться, если документы представляют собой чужие шаблоны с ошибочными сведениями или не соответствуют фактической организации работы.
Решение о полной замене принимают после проверки, а не только потому, что на документах стоит старый год.
Почему нельзя просто заменить даты
Замена даты не устраняет устаревшее содержание и не подтверждает проведение мероприятий.
Нельзя считать обучение проведённым после изменения года в протоколе или подтверждать инструктаж записью о событии, которого не было.
При обновлении документов необходимо сохранять достоверность сведений. Документы о ранее выполненных мероприятиях и новые действующие редакции выполняют разные задачи.
Порядок хранения и замены материалов определяют с учётом вида документа и применимых требований.
Что должен дать аудит документов по охране труда
Полезный результат проверки — понятный перечень действий. По каждому замечанию желательно указать:
- Какой документ или процесс проверен.
- В чём выявлена проблема.
- Что нужно исправить или разработать.
- Какое мероприятие необходимо выполнить.
- Кто отвечает за результат и в какой срок.
Формулировка «всё устарело» не помогает оценить объём работ. Предметный разбор позволяет согласовать приоритеты, стоимость и дальнейшие действия.
Как заказать обновление документов по охране труда
Перед обращением подготовьте имеющийся комплект и сведения о текущей деятельности компании. Отдельно перечислите произошедшие изменения и известные замечания.
До начала работы уточните, входит ли в услугу:
- проверка существующих материалов;
- объяснение выявленных пробелов;
- корректировка и разработка документов;
- рекомендации по внедрению;
- сопровождение после передачи результата.
Разделите подготовку файлов и мероприятия, которые выполняются отдельно. Так будет понятнее полная стоимость и объём работы работодателя.
Проверьте существующий комплект с «Платформой»
Если документы давно не пересматривали, начните с определения их актуальности. Это поможет понять, что можно сохранить и какие направления требуют доработки.
«Платформа» помогает работодателям с разработкой документов по охране труда, обучением сотрудников, СОУТ и оценкой профессиональных рисков.
Оставьте заявку и расскажите, какие документы уже есть и что изменилось в компании. Поможем определить состав необходимых услуг и рассчитать стоимость.