Пока в компании работали несколько человек, вопросами охраны труда занимался руководитель или бухгалтер. Затем появились новые сотрудники, дополнительные должности, оборудование и рабочие места. А документы остались прежними.
В результате инструкции могут описывать только часть работ, списки сотрудников перестают соответствовать действительности, а назначенные ответственные уже не успевают выполнять все задачи.
Рост штата — повод проверить, соответствует ли охрана труда текущей деятельности компании. При этом разрабатывать весь комплект заново требуется не всегда. Начать стоит с разбора изменений.
Когда увеличение штата требует пересмотра документов
Количество сотрудников само по себе не определяет весь объём доработки. Важно понять, что изменилось вместе с наймом.
Один сценарий: компания приняла ещё двух менеджеров, которые выполняют те же обязанности в прежнем офисе. Другой: открыла склад, наняла грузчиков и начала использовать погрузочную технику.
Во втором случае появляются новые операции и опасности. Проверка только фамилий в документах будет недостаточной.
Пересмотрите комплект, если:
- появились новые должности или виды работ;
- изменились обязанности действующих сотрудников;
- открылись дополнительные помещения или подразделения;
- закуплено новое оборудование;
- сотрудники начали выезжать на объекты заказчиков;
- изменилось распределение ответственности.
Главный вопрос: какие изменения в работе компании пока не отражены в документах и процедурах?
Какие документы по охране труда проверить при росте штата
Положение о системе управления охраной труда
Система управления охраной труда, или СУОТ, должна учитывать структуру компании и порядок организации работы.
При расширении проверьте, отражены ли в положении новые подразделения, изменившиеся обязанности и взаимодействие ответственных лиц. Примерное положение о СУОТ служит основой для создания системы с учётом особенностей работодателя.
Например, если раньше руководитель лично контролировал все процессы, а теперь появились начальник склада и руководитель производства, порядок распределения задач стоит пересмотреть.
Приказы и распределение обязанностей
Проверьте, кто фактически отвечает за организацию охраны труда, проведение инструктажей и другие предусмотренные мероприятия.
Частая проблема растущей компании: обязанности закреплены за человеком, который сменил должность, уволился или больше не контролирует соответствующий участок.
При обновлении документов уточните:
- кто выполняет каждую задачу;
- достаточно ли у сотрудника полномочий;
- соответствует ли его подготовка порученным функциям;
- кто замещает ответственного во время отсутствия.
Документы должны отражать действующий порядок работы.
Инструкции по охране труда
Сопоставьте инструкции с актуальными должностями и фактическими операциями.
Если новый сотрудник выполняет уже описанную работу в аналогичных условиях, отдельная инструкция только из-за его найма может не понадобиться. Если появились новые обязанности, оборудование или виды работ, содержание необходимо проверить.
Например, сотрудник раньше только принимал заказы, а теперь дополнительно комплектует товар на складе. Его работа изменилась, даже если название должности осталось прежним.
Проверять нужно содержание обязанностей, а не только штатное расписание.
Документы по инструктажам и обучению
С наймом сотрудников увеличивается объём подготовки и учёта. Работодатель обязан организовывать необходимые инструктажи и обучение работников.
Проверьте:
- определена ли необходимая подготовка для новых работников;
- назначены ли лица, которые проводят инструктажи;
- соответствуют ли программы выполняемым работам;
- оформлены ли результаты проведённых мероприятий;
- учтены ли изменения обязанностей действующих сотрудников.
Наличие документов прежней команды не подтверждает подготовку новых работников.
Материалы оценки профессиональных рисков
При расширении компании проверьте, охватывает ли проведённая оценка рисков новые работы и условия.
Например, открытие склада добавляет вопросы размещения грузов, движения техники и организации проходов. Покупка станка меняет характер производственных операций.
Если появились новые опасности, необходимо оценить их и определить меры по снижению рисков. Результатом должны стать конкретные действия по повышению безопасности.
Документы по СОУТ
Найм дополнительного сотрудника и создание нового рабочего места — разные ситуации.
При проверке СОУТ важно выяснить, какие рабочие места уже оценены, появились ли новые и изменились ли условия на существующих. Необходимость и сроки соответствующих действий определяют по конкретным обстоятельствам.
Не стоит автоматически считать, что прежний отчёт охватывает любое расширение компании. Но и заказывать новую процедуру только из-за изменения количества работников без разбора ситуации не следует.
Документы по медосмотрам и средствам индивидуальной защиты
Если новые работники выполняют работы, для которых предусмотрены медосмотры или выдача средств индивидуальной защиты, необходимо учесть их в соответствующих процедурах и документах.
Проверьте применимость требований, актуальность списков и оформление фактически выполненных мероприятий.
Особенно внимательно разбирайте новые направления деятельности. Требования к офисному персоналу нельзя автоматически переносить на работников склада, монтажников или производственный участок.
Нужно ли нанимать специалиста по охране труда при расширении
Рост компании может изменить требования к организации работы по охране труда.
У работодателя, осуществляющего производственную деятельность, при численности более 50 работников создаётся служба охраны труда или вводится должность специалиста по охране труда. При численности не более 50 человек решение принимается с учётом специфики деятельности.
Поэтому при расширении нужно проверить не только документы, но и то, подходит ли компании прежняя модель управления.
Даже до достижения указанной численности стоит оценить нагрузку: успевает ли ответственный организовывать мероприятия, вести учёт и контролировать изменения.
Как обновить документы без полной переделки комплекта
Начните с проверки имеющихся материалов. Для каждого направления определите один из трёх вариантов:
- Сохранить. Документ актуален и соответствует текущей работе.
- Скорректировать. Основа подходит, но нужно изменить отдельные сведения или процедуры.
- Разработать. Появились работы или процессы, которые раньше не были описаны.
Такой подход помогает обосновать объём доработки и избежать покупки повторяющихся материалов.
Однако проверить нужно весь комплект во взаимосвязи. Например, новая должность может потребовать изменений одновременно в инструкциях, документах по обучению и материалах оценки рисков.
Какие данные подготовить для проверки
Чтобы исполнитель мог оценить объём работы, соберите:
- актуальный список должностей и численность сотрудников;
- описание новых и изменившихся обязанностей;
- сведения о помещениях, оборудовании и рабочих местах;
- действующие документы по охране труда;
- материалы СОУТ и оценки профессиональных рисков;
- сведения об обучении работников;
- информацию о назначенных ответственных.
Отдельно перечислите изменения, произошедшие после подготовки прежнего комплекта. Это поможет сосредоточиться на реальных пробелах.
Частые ошибки при увеличении штата
Обновляют только фамилии. При этом новые операции и условия работы остаются без внимания.
Создают отдельный документ для каждого сотрудника без необходимости. Комплект растёт, но становится сложнее в использовании.
Сохраняют прежнее распределение обязанностей. Один человек продолжает отвечать за объём, который заметно увеличился.
Не связывают документы с мероприятиями. Изменения внесены в файлы, но обучение, ознакомление и другие действия не выполнены.
Откладывают проверку до требования заказчика. Тогда обновление приходится проводить в сжатые сроки.
Приведите охрану труда в соответствие с ростом бизнеса
Если штат увеличился, начните с проверки изменений: какие сотрудники пришли, какие работы появились и что уже отражено в документах.
«Платформа» помогает работодателям с разработкой документов по охране труда, обучением сотрудников, СОУТ и оценкой профессиональных рисков.
Оставьте заявку и расскажите, как изменилась ваша компания. Поможем определить состав необходимых услуг и рассчитать стоимость подготовки.