Открывая бизнес, руководитель занимается помещением, оборудованием, продажами и подбором сотрудников. Охрану труда часто откладывают: компания небольшая, производство неопасное, проверка не назначена.
Но с появлением работников нужно организовать безопасную работу. Для этого недостаточно скачать инструкции и сложить их в папку. Необходимо определить обязанности, подготовить документы, провести предусмотренные мероприятия и поддерживать систему в рабочем состоянии.
Разберём, с чего начать охрану труда в новой компании и как определить необходимый объём без покупки лишних документов.
Когда начинать организацию охраны труда
Подготовку лучше начинать до выхода первого сотрудника. Это позволяет заранее определить, какие действия нужны перед допуском к работе, кто за них отвечает и сколько времени потребуется.
Открытие ООО и найм сотрудника — разные события. При организации охраны труда важно учитывать фактические трудовые отношения, рабочие места и выполняемые обязанности.
Например, подготовка для интернет-магазина с офисным сотрудником будет отличаться от подготовки для склада с грузчиками или автосервиса с механиками.
Первый шаг — описать будущую работу сотрудников. На этой основе определяют документы и мероприятия.
Шаг 1. Соберите сведения о рабочих местах и обязанностях
Чтобы организовать охрану труда с нуля, составьте список должностей и опишите, что сотрудники будут делать на практике.
Укажите:
- где работает каждый сотрудник;
- какое оборудование и инструменты использует;
- выполняет ли погрузку, монтаж, ремонт или другие операции;
- взаимодействует ли с транспортом, химическими веществами и иными источниками опасности;
- выезжает ли на объекты заказчиков;
- какие условия могут повлиять на безопасность работы.
Не ограничивайтесь названием должности. Два администратора могут работать в совершенно разных условиях: один за компьютером в офисе, другой дополнительно принимает товар и перемещает коробки на складе.
Чем точнее исходные данные, тем проще определить подходящий состав документов.
Шаг 2. Определите, кто отвечает за охрану труда
В небольшой компании отдельный специалист по охране труда есть не всегда. Однако необходимо определить, кто организует эту работу и контролирует выполнение мероприятий.
При численности не более 50 человек решение о введении должности специалиста принимают с учётом специфики деятельности. При отсутствии такого специалиста соответствующие функции могут выполнять руководитель, ИП лично, уполномоченный работник или привлечённая аккредитованная организация.
При выборе ответственного оцените его подготовку, полномочия и доступное время. Если обязанности поручают бухгалтеру или кадровику, нужно заранее определить объём работы и необходимую помощь.
Назначение ответственного должно сопровождаться понятным распределением задач: кто готовит документы, организует обучение, ведёт записи и следит за изменениями.
Шаг 3. Подготовьте документы под деятельность компании
Состав документов по охране труда зависит от условий работы. Универсальный комплект для любой организации не учитывает всех особенностей бизнеса.
Положение о системе управления охраной труда
Система управления охраной труда, или СУОТ, определяет, как в компании организованы процедуры безопасности и взаимодействие ответственных лиц.
При разработке положения учитывают структуру организации, выполняемые работы и необходимые процедуры. Примерное положение помогает работодателю создать и внедрить собственную систему.
Документы о распределении обязанностей
Необходимо закрепить, кто отвечает за конкретные направления работы. Состав приказов и других документов определяют с учётом структуры компании и выбранного порядка организации охраны труда.
Фамилии, должности и полномочия должны соответствовать фактической ситуации.
Инструкции по охране труда
Инструкции разрабатывают с учётом профессий, обязанностей, оборудования и видов работ.
В них описывают безопасный порядок действий, включая подготовку рабочего места, выполнение операций и действия при аварийных ситуациях.
Если сотрудник работает с инструментом или оборудованием, инструкция должна учитывать эту работу. Документ для офисного персонала не заменяет описание безопасности производственных операций.
Документы для проведения и учёта мероприятий
Отдельно определяют, какие программы, формы записей, протоколы и другие материалы понадобятся для инструктажей, обучения и предусмотренных процедур.
Документы должны помогать организовать работу и фиксировать её результаты.
Шаг 4. Организуйте инструктажи и обучение сотрудников
Работодатель должен организовывать необходимые инструктажи и обучение по охране труда. Подготовка работников входит в обязанности по обеспечению безопасных условий труда.
Чтобы определить объём подготовки, составьте список сотрудников и сопоставьте их обязанности с необходимыми направлениями обучения.
Отдельно выясните:
- кто проводит инструктажи;
- кому требуется обучение;
- какие процедуры нужны перед допуском к конкретным работам;
- как оформляются результаты;
- кто контролирует дальнейшие сроки.
Не стоит выбирать одинаковую программу для всего штата без предварительного разбора. Руководитель, офисный сотрудник и работник производственного участка могут нуждаться в разной подготовке.
Шаг 5. Проверьте необходимость СОУТ и оцените профессиональные риски
СОУТ и оценка профессиональных рисков — разные процедуры. Они дополняют друг друга и не заменяются наличием инструкций.
Специальная оценка условий труда
СОУТ позволяет оценить условия труда на рабочих местах. При запуске компании необходимо определить, какие рабочие места подлежат оценке и в какие сроки её организовать.
Не следует считать офис автоматически освобождённым от СОУТ только потому, что сотрудники работают за компьютерами. Применимость требований проверяют по конкретной ситуации.
Оценка профессиональных рисков
Оценка рисков помогает выявить опасности и определить меры по их снижению.
Например, для склада важно учитывать движение техники, перемещение грузов и размещение товаров. Для автосервиса — работу с подъёмниками, инструментом и техническими жидкостями.
После оценки необходимо принять меры по снижению выявленных рисков. Одного перечня опасностей для этого недостаточно.
Шаг 6. Определите дополнительные мероприятия
В зависимости от условий труда и характера работ проверьте необходимость:
- предварительных и периодических медосмотров;
- обеспечения средствами индивидуальной защиты;
- стажировки;
- специальной подготовки работников;
- оформления допуска к отдельным видам работ.
Эти мероприятия не назначают всем сотрудникам одинаково. Их состав определяют по применимым требованиям и фактическим обязанностям.
Если компания планирует выполнять работы на территории заказчика, заранее запросите его порядок допуска. Это поможет учесть дополнительные организационные условия до подписания договора и выхода бригады.
Шаг 7. Внедрите документы и организуйте контроль
Получение готовых файлов — один из этапов подготовки. Далее необходимо выполнить предусмотренные действия: утвердить документы, ознакомить работников, провести мероприятия и оформить результаты.
Составьте рабочий план, в котором для каждой задачи указаны:
- Что нужно сделать.
- Кто отвечает.
- В какой срок выполнить.
- Чем подтверждается результат.
- Когда нужно повторно проверить актуальность.
Пересматривайте комплект при изменении оборудования, обязанностей, видов работ и других условий, влияющих на безопасность.
Например, если офисная компания открыла склад, прежний комплект нужно проверить с учётом новых рабочих мест и операций.
Частые ошибки при организации охраны труда с нуля
Покупка документов до определения состава работ. В результате компания получает большой комплект, но не понимает, какие материалы ей действительно нужны.
Использование шаблонов без адаптации. В документах остаются чужие должности, оборудование и процедуры.
Формальное назначение ответственного. Сотруднику поручают охрану труда, но не обеспечивают подготовку, время и полномочия.
Подмена мероприятий документами. Наличие программы не подтверждает проведение обучения, а пустая форма учёта не подтверждает инструктаж.
Отсутствие дальнейшего контроля. Компания растёт, условия меняются, а документы продолжают описывать прежнюю деятельность.
Сколько стоит организовать охрану труда с нуля
Стоимость зависит от количества и состава рабочих мест, характера деятельности, имеющихся материалов и необходимых мероприятий.
При сравнении предложений уточняйте, что входит в цену:
- разработка и адаптация документов;
- обучение работников;
- СОУТ и оценка профессиональных рисков;
- пояснения по внедрению;
- корректировки и дальнейшее сопровождение.
Отдельно согласуйте, какие действия выполняет подрядчик, а какие остаются на стороне работодателя. Это позволит оценить полную стоимость подготовки и объём собственной работы.
Начните организацию охраны труда с «Платформой»
«Платформа» помогает компаниям с разработкой документов по охране труда, обучением сотрудников, СОУТ и оценкой профессиональных рисков.
Оставьте заявку и расскажите о вашем бизнесе: сколько сотрудников планируете нанять, какие работы они будут выполнять и что уже подготовлено. Поможем определить состав услуг и рассчитать стоимость под вашу задачу.